Como usar formatação condicional no Excel

• Valores Duplicados: acha nomes ou CPFs repetidos
• Uma Data que Ocorre: ontem, esta semana, mês passado
• Barras de Dados e Escalas de Cor: mostram o tamanho do número

Formatação Condicional > Gerenciar Regras mostra todas as regras da seleção. Para tirar tudo, use Limpar Regras.

Numa lista de contas com o vencimento na coluna B e a situação na coluna C, pinte de vermelho as linhas vencidas e ainda não pagas. Selecione A2:C100 e crie uma regra de fórmula:

=E($B2<HOJE();$C2<>"Pago")

Escolha o preenchimento vermelho claro. Todos os dias, a planilha pinta sozinha as contas que passaram do prazo, e a cor some quando você escreve "Pago".

Para ver o tamanho dos números de uma olhada, selecione a coluna de valores e escolha Formatação Condicional > Barras de Dados. Cada célula ganha uma barra proporcional ao valor. As Escalas de Cor pintam do verde ao vermelho conforme o valor, o que funciona bem em tabelas de metas e de notas.

Os Conjuntos de Ícones colocam setas, sinais ou bolinhas ao lado dos números. Por padrão, o Excel divide os valores em três partes iguais. Para usar limites próprios, como verde acima da meta, vá em Gerenciar Regras > Editar Regra e troque o tipo de Porcentagem para Número.

Em Regras de Primeiros/Últimos, a opção 10 Primeiros Itens pinta os maiores valores. Dá para trocar 10 por 3 ou 5. Útil para destacar os melhores vendedores ou os maiores gastos do mês sem ordenar a lista.

Uma célula pode ter várias regras. O Excel aplica todas, mas quando duas mudam a mesma coisa, como a cor de fundo, vale a que está mais acima em Gerenciar Regras. Use as setas da janela para mudar a ordem, e marque Parar se Verdadeiro para impedir que as regras de baixo sejam aplicadas.

Clique numa célula com a formatação, clique no Pincel de Formatação (Página Inicial) e selecione a área nova. As regras vão junto. Se a regra usa fórmula, confira em Gerenciar Regras se as referências ficaram certas.

Selecione as células e vá em Formatar > Formatação condicional. O painel ao lado tem as mesmas ideias: regras prontas, fórmula personalizada e escala de cores.

Numa tabela de vendedores com a venda em B e a meta em C, pinte de verde quem bateu a meta e de vermelho quem ficou abaixo. Crie duas regras de fórmula para a área A2:C20: =$B2>=$C2 com verde e =$B2<$C2 com vermelho. Quem abre a planilha vê na hora quem precisa de ajuda no mês, sem ler número por número.